Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân
Mục đích và phạm vi
Công ty TNHH Nishimatsu Việt Nam – pháp nhân sở tại của Nishimatsu (sau đây gọi là “Công ty”) – đã lập và ban hành Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân này (sau đây gọi là “Chính sách”) trên cơ sở Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (BE2562) và các luật liên quan khác (bao gồm cả các sửa đổi tiếp theo, sau đây gọi chung là “PDPA”). Tuân thủ quy định của PDPA, Chính sách này quy định chi tiết về việc thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, đối với nhân viên và người lao động của Công ty, cũng như nhân viên và người lao động của bên thứ ba đại diện cho hoặc hành động thay mặt Công ty.
Biện pháp bảo vệ
Công ty thường xuyên rà soát Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân và các chính sách kỹ thuật một cách phù hợp nhằm ngăn ngừa các rủi ro như mất mát, truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, chỉnh sửa hoặc rò rỉ thông tin cá nhân, đồng thời nỗ lực đảm bảo quản lý thông tin cá nhân một cách hợp lý. Bên cạnh đó, Công ty luôn nỗ lực thực hiện các biện pháp cần thiết và thích hợp để quản lý an toàn thông tin cá nhân, nhằm ngăn chặn các sự cố như mất mát, truy cập trái phép, phá hoại, chỉnh sửa hoặc rò rỉ thông tin cá nhân.
Hồ sơ sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân
Công ty phải lập hồ sơ ghi chép về việc sử dụng và tiết lộ dữ liệu cá nhân đã thu thập, trong đó bao gồm ít nhất các nội dung sau:
- ・Danh sách thông tin cá nhân đã được thu thập, mục đích thu thập, thời gian lưu trữ;
- ・Việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân dựa trên các cơ sở pháp lý khác ngoài sự đồng ý của chủ thể dữ liệu;
- ・Quyền của chủ thể dữ liệu được tiếp cận thông tin cá nhân của mình, cùng với phương thức và điều kiện để thực hiện các quyền đó;
- ・Giải thích về các trường hợp từ chối hoặc phản đối yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu, bao gồm cả lý do được định nghĩa trong Chính sách này, cũng như thông tin về các biện pháp bảo mật mà Công ty đang áp dụng.
Việc lập hồ sơ này nhằm giúp chủ thể dữ liệu có thể xác minh và thực hiện quyền của mình khi cần thông báo hoặc gửi yêu cầu đến Công ty.
Quy trình xử lý rò rỉ thông tin cá nhân
Trong trường hợp xảy ra rò rỉ thông tin cá nhân trong nội bộ Công ty và nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến quyền và tự do của chủ thể dữ liệu, toàn bộ nhân viên và các bên liên quan có trách nhiệm hợp tác để tuân thủ các quy định pháp luật. Ngay khi nhận biết được vụ việc rò rỉ, Công ty có nghĩa vụ thông báo cho Văn phòng Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản trong thời gian sớm nhất có thể và không chậm trễ và trong vòng 72 giờ. Trong trường hợp việc rò rỉ có nguy cơ cao ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và tự do của chủ thể dữ liệu, Công ty cũng phải kịp thời thông báo cho cá nhân bị ảnh hưởng về vụ việc cũng như các biện pháp khắc phục đã được thực hiện.
Sửa đổi Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân
Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân này có thể được điều chỉnh hoặc sửa đổi tùy theo yêu cầu thực tế, để phù hợp với các sửa đổi của pháp luật hoặc nhằm đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
